Durante uma inspeção da ouvidoria municipal, foram identificadas falhas na redação de documentos oficiais emitidos pela Secretaria de Administração. Muitos ofícios apresentavam linguagem inadequada, ausência de elementos obrigatórios e inconsistência no formato. A corregedoria determinou que fosse realizada uma capacitação sobre a redação oficial, com base no Manual de Redação da Presidência da República. Considerando os princípios da redação oficial, assinale a alternativa que expressa corretamente uma diretriz essencial para a elaboração de um ofício.