Durante uma auditoria interna, foi verificado que a secretaria de uma escola estadual armazenava todos os documentos, antigos e recentes, em um mesmo espaço, sem distinção de uso ou valor administrativo. Havia históricos escolares, atas de reuniões, relatórios de frequência e memorandos misturados em caixas sem identificação. A desorganização vinha dificultando o acesso às informações e comprometendo o controle do arquivo. Pautado nos princípios arquivísticos e as fases do ciclo de vida dos documentos, assinale a alternativa que indica o procedimento correto a ser adotado pelo secretário escolar: