Segundo Heloísa Liberalli Bellotto no livro Arquivos permanentes tratamento documental (1991. p. 147),“Arquivos públicos existem com a função precípua de recolher, custodiar, preservar e organizar fundos documentais originários da área governamental, transferindo-lhes as informações para servir ao administrador, ao cidadão e ao historiador (...). No entanto, para além dessa competência que justifica e alimenta sua criação e desenvolvimento, cumpri-lhe ainda uma atividade que, embora sendo secundária, éa que melhor desenhar os seus contornos sociais, dando-lhe projeção na comunidade, trazendo-lhe a necessária dimensão popular e cultural que reforça e mantém o seu objetivo primeiro”. Trata-se de: