Segundo Heloisa Liberalli Bellotto no artigo: Documento de arquivo e sociedade (2002),“documento de arquivo são testemunhos inequívocos da vida das instituições”. Para Ana Maria Camargo &Helena Correia Machado na obra Como implantar arquivos municipais (2000, p. 5), a característica própria do documento de arquivo que o distingue de todos os demais consiste: